Με τον όρο αρχείο μπορούμε να προσεγγίσουμε όλα τα υλικά του παρελθόντος και του παρόντος, τα πρωτογενή τεκμήρια δηλαδή (χαρτιά, έντυπα και χειρόγραφα έγγραφα, βιβλία, τετράδια σημειώσεων και καταγραφής λογαριασμών, κατάστιχα, καταγραφές μνημών και άλλες οπτικές ή ηχητικές αποτυπώσεις, εφημερίδες, χάρτες, σχέδια, φιλμ, ταινίες, κασέτες, ψηφιακό ή οπτικό υλικό, σκληροί δίσκοι υπολογιστών κ.λπ.), ανεξαρτήτως χρονολογίας, μορφής, ύλης και περιεχομένου, που παράγονται ή χρησιμοποιούνται από πρόσωπα, επιχειρηματικές δραστηριότητες ή δημόσιους οργανισμούς και κάθε άλλης μορφής δραστηριότητας. Το τεκμήριο ουσιαστικά είναι ένα οποιοδήποτε υλικό που περιέχει πληροφορίες ή αποδείξεις για κάποιο θέμα ή δραστηριότητα. Το σύνολο των τεκμηρίων είναι ένα αρχείο. Η έννοια του αρχείου δεν περιορίζεται στα σημαντικά πρόσωπα και γεγονότα. Κάθε ανθρώπινη δραστηριότητα μέσα στο χρόνο παράγει αρχεία.

Ιστορικό ή ανενεργό αρχείο είναι το αρχείο που δεν έχει πλέον χρησιμότητα στην άσκηση των λειτουργιών του ανθρώπου ή του φορέα που το δημιούργησε και είναι σημαντική η διατήρηση και η διάσωσή του για ερευνητικούς λόγους. Υπάρχουν και τα ενεργά ή ημιενεργά αρχεία που αντίθετα με τα ιστορικά έχουν ακόμα χρησιμότητα σε αυτούς που τα παρήγαγαν.

Μπορούμε καλύτερα να καταλάβουμε την έννοια του αρχείου αν σκεφτούμε την καθημερινότητά μας. Για παράδειγμα υπάρχει μια σειρά από έγγραφα που τεκμηριώνουν την ταυτότητά μας, τις εκπαιδευτικές μας πιστοποιήσεις (απολυτήρια σχολείων-πτυχία κ.ά.), φορολογικά έγγραφα-αποδείξεις για τις καθημερινές μας συναλλαγές, η ηλεκτρονική μας, πια, αλληλογραφία, οι φωτογραφίες μας, τα σχόλιά μας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ενδεχομένως οι σημειώσεις και οι σκέψεις μας γραμμένες σε ένα ημερολόγιο. Όλο αυτό το υλικό αποτελεί το προσωπικό μας αρχείο, ενώ παράλληλα στην εργασιακή μας καθημερινότητα υλοποιούμε ποικίλες δραστηριότητες που παράγουν αντίστοιχο ηλεκτρονικό και έντυπο υλικό και συγκροτούν το αρχείο του οργανισμού που εργαζόμαστε. Αν δεν φροντίσουμε για την ταξινόμηση και διάσωση αυτού του υλικού, τότε στο μέλλον θα είναι δύσκολο να υπάρξουν ιστορικά τεκμήρια για μας και την κοινωνία που ζούσαμε. Ίσως να φαίνεται αστεία η αίσθηση πως μπορούν να χαθούν όλες αυτές οι πληροφορίες στον καιρό της τεχνολογίας, αλλά είναι σαφές πως η αλματώδης εξέλιξή της, παράλληλα με την ελλιπή προσοχή μας για τη συγκέντρωση και τη διάσωση υλικού, δημιουργεί τις προϋποθέσεις για την καταστροφή ή την απώλεια των αρχείων, είτε παλιών, είτε σύγχρονων. Ας σκεφτούμε πόσες φωτογραφίες έχουν χαθεί από κατεστραμμένους σκληρούς δίσκους και πόσα αρχεία δεν μπορούν να «διαβαστούν» από τους νέους υπολογιστές, επειδή βρίσκονται αποθηκευμένα σε δισκέτες.

Η συστηματική συγκέντρωση και διάσωση αυτών των αρχείων δεν είναι επιλογή αλλά κοινωνική αναγκαιότητα.